Med nytt kommunestyre og nytt fokus på skoleprosjektet på Sinnes, dras rapporten fra Tonstad skule, Tonstadbadet og uteområdet til 175 millioner kroner, fram i denne prosessen. Konklusjonen der var at det var manglende styring og rapportering.
Økonomiske overskridelser som ble gjort der skal derfor ikke gjentas. Rådmannen har derfor blitt forelagt en del spørsmål som må besvares, før det konkluderes med hvor mye penger som skal brukes til ombygginger og påbygginger på Sinnes skule.
Budsjettkameratene (flertallspartiene) har kjøpt seg litt ekstra tid og vil ha svar på følgende i formannskapet 16. januar:
Beskrivelse av styring og oppfølging av signert byggeprosjekt, samt fremleggelse av signert kontrakt.
Beskrivelse av ansvar og byggeledelse, inkl. kostnader.
Beskrivelse og ansvar for midlertidig skoledrift, inkl. kostnader.
Risikovurdering og kvalitetssikring av inngått kontrakt. Samt vurdering av mulige ekstraarbeider og kostnader for å oppfylle lovbestemte krav til arbeidsmiljø. Vurderingene gjennomføres av nøytral, ekstern konsulent som velges ut i samarbeid med formannskapet.
Kostnader og inndekning av kostnader som tilkommer utenom rammen skal synliggjøres av rådmannen.
Kommunerevisjonen Vest konkluderer i sin rapport ( fra 2015) med at mangel på skriftlige rutiner var blant de viktigste svakhetene med prosjektledelsen. I tillegg kommer at det burde vært bedre styring av endringer. Bedre styring av risikovurderinger og risikohåndtering. Bedre styring med kostnadskalkyler og usikkerhetsanalyser og bedre økonomisk oppfølging og sikring av korrekt informasjon.
Kontrollutvalget ba om revisjon i mars 2014 etter at Tonstad skule, Tonstadbadet og uteområdet var gjennomført.
Rapporten ble utarbeidet høsten 2014 og forelå i januar 2015.
Rapporten skriver blant annet:
Revisjonens gjennomgang av saker som er lagt fram for kommunestyret, viser en stor økning i kostnadsoverslaget for ny skole (88 millioner kroner), fra tidspunkt for godkjenning av program for plan- og designkonkurranse og til vedtatt forprosjekt ( 113.5 millioner kroner). Det er kommentert at kostnadsoverslaget er usikkert, men ikke sagt noe om hvor stor usikkerhet det er tale om.
Prisstigning var ikke inkludert i kalkylen. Etter revisjonens vurdering bør usikkerhet tas med i kostnadsoverslag. Dersom usikkerhetene er betydelige, bør de identifiseres, vurderes, dokumenteres og behandles i forbindelse med kostnadsoverslaget.
Endringer – 600 totalt
Det er vanlig at det forekommer endringer i et prosjekt. I prosjektet med Tonstad skule og Tonstadbadet, var det svært mange endringsmeldinger (cirka 600 totalt). Prosjektansvarlig og prosjekt- og byggeleder mener at de burde stilt strengere krav til prising av endringer fra entreprenører.
Manglende prising og usikkerhetsvurdering av kostnadsestimat førte til feil beslutningsgrunnlag og manglende oppnåelse av kostnadsmål. Revisjonen mener at en rutine bør omfatte en prosedyre for styring av endringer.
Revisjonens konklusjon og anbefalinger:
Etter revisjonens vurderinger har kommunen i liten grad etablert tilfredsstillende skriftlige rutiner for planlegging og styring av investeringsprosjekter. Revisjonen mener at gjennomgangen av prosjektet med Tonstad skule og Tonstadbadet har avdekket flere svakheter ved praksis og synliggjort behov for skriftlige rutiner for å bidra til å sikre at prosjektmål kan nås.
Totalkostnad 175 millioner kroner
Sluttregningen for dette prosjektet i 2011 kom på 175 millioner kroner. Budsjettet 166,7 millioner kroner var fordelt med Tonstad skule (120 mkr), Tonstadbadet (36 mkr) og uteområdet (10,7 mkr). Differansen utgjorde overskridelser, prisstigning og tilleggsbevilgninger.
208 millioner kroner utgjør de 175 millioner kroner i dagens kroneverdi etter Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks.
