Dramatisk vending i skolesaken

Sinnes skule står uten lovlige lokaler når skolen starter til høsten.

• Sirdal Høyfjellshotell kan tidligst få bruksendring i høst eller nærmere jul.
• Sirdal kommune er kommet i et uføre der de sliter med å få godkjent midlertidige lokaler.
• Nybygget må heves på grunn av flomsikring,
• Nå er en tilbake til start. Skolen brukes i byggeperioden sammen med brakker.
• Alternativt kommunen opphever inngått kontrakt.

Formannskapet i Sirdal kommune skal behandle denne saken i ekstraordinært møte tirsdag 7. juli. Det haster med å finne midlertidige lokaler og få godkjent en byggesøknad slik at arbeidene kan komme i gang.

Rådmannens forslag til vedtak

Sirdal kommune lyser ut en konkurranse om brakker, og bruker en kombinasjon av brakker og ledige lokaler i Sinnes skule i byggeperioden.

Kostnader til brakker innarbeides i prosjekt og kommunens budsjett. Eventuelle udekkede merkostnader legges fram i egen sak om budsjettjustering.

Alternativt forslag

Kostnadene til ombygging og utbygging Sinnes skule overskrider de økonomiske fastlagte rammer for prosjektet. Sirdal kommune går i forhandlinger med Bilstad bygg as, med sikte på å oppheve inngått kontrakt.

I sakspapirene fra rådmannen til politikerne har vi tatt med følgende om saken:

Sirdal kommune har hatt flere møter med hotellet, og drøftet muligheter og utfordringer ved bruk at hotellet som midlertidig skole. Basert på dialog og innspill fra både vernetjenesten, skole, bedriftshelsetjenesten, Lister miljørettet helsevern og bygg og eiendom har rådmannen utarbeidet et forslag til leiekontrakt med Sirdal Høyfjellshotell. Etter en samlet vurdering, finner rådmannen det fornuftig å fremme sak for politisk ledelse sammen med ny og relevant informasjon.

Det er rådmannens vurdering at ny kunnskap setter saken om valg av midlertidig løsning i et litt annet lys. Særlig vil ny informasjon om at det neppe vil foreligge en midlertidig bruksendring av hotellet som skole før tidligst til høstferien, mer sannsynlig nærmere jul, påvirke fremdrift og kontraktsforholdene til entreprenør. Kommunen har videre fått avslag på søknad om godkjenning for midlertidige lokaler for Sinnes skule på Sirdal høyfjellshotell.

Vurdering
Bruksendring av hotellet til skole

PBL §20-1 d angir hvilke tiltak som omfattes av byggesaksbestemmelsene. Sak 10 kap 2 angir tiltak som krever søknad og tillatelse. Når hotellet nå vurderes tatt i bruk til eller blir tilrettelagt for noe annet enn det som følger av tillatelse eller lovlig etablert bruk må det søkes om bruksendring. Rådmannen har anbefalt hotellet å bruke Magne Skoland i Arkit as som ansvarlig søker om midlertidig bruksendring av deler av hotellet til skole. Kommunen har fått tilbakemeldinger på at en slik bruksendring neppe vil kunne foreligge før tidligst til høstferien. På telefon har Arkit oppgitt at søknaden er omfattende, og mer realistisk å få klar nærmere jul. Manglende muligheter til å få på plass en bruksendring av hotellet raskt nok, vil virke direkte inn på når vi kan komme i gang med byggingen. Det vil også virke inn på kontraktsforholdene til Bilstad bygg og arbeidsmiljøet til lærerne, som ikke er i henhold til kravene i arbeidsmiljøloven.

Innspill fra Bedriftshelsetjenesten

Bedriftshelsetjenesten har vektlagt at det må søkes løsninger ved valg av midlertidig skole, som ivaretar de krav som stilles til egenskaper i et undervisningsrom. De har også vist til forhold i arbeidsmiljøloven, og har oppsummert sine tilbakemeldinger. Både bedriftshelsetjenesten, Lister miljørettet helsevern og kommuneoverlegen mener at rommene på hotellet er uegnet til skoledrift uten omfattende tilpasninger.

For å få en så god midlertidig skole som mulig, har det særlig vært fokus på følgende forhold:

•  Ventilasjon
•  Lys og lyd
•  Uteområde
•  Arbeidsrom for lærere
•  Teppegulv

Ventilasjon Sirdal høyfjellshotell.

Kommunen har i møter med hotellet etterspurt beskrivelse/FDV dokumentasjon på ventilasjonsanleggene. Hotellet har opplyst at de ikke har FDV dokumentasjon, men at de vil fremskaffe en beskrivelse, men denne foreligger foreløpig ikke.

Kommunen har befart ventilasjonsanlegget i 3.etasje, og det er usikkert om anlegget ville tilfredsstille de krav som ville bli stilt dersom anlegget skulle bygges nytt. Det ble målt over 70 db støy i et av mellomrommene, tiltenkt som grupperom/undervisningsrom. Så høy støy oppleves sjenerende, og det er grunn til å anta at vi vil få beskrivelser av helseplager som hørselsplager, hodepine og trøtthet fra elever og lærere. Lenger inn i lokalene i 3. etasje, opplevde vi ved befaring verken tilfredsstillende avsug eller til luft. Det ble her målt 26 graders temperatur, og rådmannen har forstått det slik at det i dag ikke finnes muligheter for å kjøle rommene tilfredsstillende. De lokalene som er tenkt brukt som skole ligger på loftet, og er spesielt utsatt for høy temperatur ved mye sol.

Ventilasjonsanlegget over de 2 rommene ved bassenget har ikke vært funksjonstestet. Lister miljørettet helsevern oppfordret Sirdal kommune på befaring å finne andre rom enn disse. Årsaken til dette er slik rådmannen forstår det, at rommene mangler direkte dagslys, manglende muligheter for temperaturregulering, heldekkende tepper, ei bratt trapp, et rekkverk i rømningsvei som er for lav, og uavklarte forhold om rommene vil være utsatt for klorlukt fra bassenget. Rådmannen mener og at da disse rommene har utsikt mot bassenget, vil periodisk bruk at bassenget kunne forstyrre de små barnas muligheter til god læring. Alternativet vil være å leie hotellrom, og hatt undervisning av barna der, men disse hotellrommene har kun avtrekksvifte på bad.

Lys og lyd

Kvaliteten på lyset på Sirdal Høyfjellshotell tilfredsstiller ikke kravene til belysning for skolelokaler. Ytelseskravene til belysning i klasserom er beskrevet i Norsk Lyskulturs tabell 1b. Her er det beskrevet krav til belysning, jevnhet og lysfarge. Flekkefjord elektro, som vi har rammeavtale med, har vært med på befaring på Sirdal fjellhotell, og levert følgende pristilbud

Følgende områder som ønskes ny belysning :

• –  Konferansesal
• –  TV-stue
• –  2 stk grupperom
• –  Foajè
• –  Korridor/aktivitetssal
• –  2 stk rom over basseng
• –  Skrivebordslamper til 8 arbeidsplasser

Sum materiell og arbeid 200 000,- eks mva
Utenom grupperommene blir det montert DALI dimming.
Det tas forbehold om at det er nødvendig jording i punkt hvor dette kreves.

Ytelseskravene til akustikk er beskrevet i NS 8175:2019 Lydforhold i bygninger – Lydklasser for ulike bygningstyper. Det er en del klang på hotellet, og det enkleste og beste vil være å skifte ut himlingsplater. Andre tiltak kan være å montere akustikkplater på veggen, men dette ønsker vi å supplere med dersom himlingsplatene ikke gjør jobben. Det er mulig å beregne akustisk ytelse ved å måle opp rommet, men slik det er i dag trengs ikke dette for å «bevise» at akustikken er for dårlig.

GHV har basert på tegninger de utarbeidet med div farger følgende pris: Systemhimlinger med 40x600x600mm hvite std plater i T-skinne system. Inkl omrammingsprofil.
Div 40x600x600mm plater limt på vegger ref tegning. Settes på øvre del av vegg og ned til ca brystningshøyde 1200mm fra golv.

Levert og montert inkl reise/rigg/frakt/overnatting: 235 000,- eks mva

Rådmannen vil påpeke at dersom det blir byttet ut tepper (som er et lyddempende materiale) til annen type gulv, vil det være sannsynlighetsovervekt for at det må gjøres ytterligere tiltak mot gjenklang for å forbedre akustikk. I tillegg er det kjent at skolen må tilrettelegge for et personlig behov hos en elev knyttet til hørsel, som vil kreve personlige tilpasninger. Disse personlige tilpasningene vil komme uavhengig av hvor skolen er stasjonert.

Uteområdet Sirdal Høyfjellshotell

Både skolen, vernetjenesten, bedriftshelsetjenesten og Lister miljørettet helsevern har påpekt utfordringer med uteområdet.

Det er risiko for snøras ved inngangspartiene. De 2 inngangspartiene som skolen skal bruke må tilrettelegges og sikres. Det er forventinger fra hotellet om at dette skal gjøres/betales av kommunen. Bygg og eiendom har vurdert det slik at en av disse inngangene kan sikres ved bruk av en container, som settes ut fra vegg. Den andre inngangen bør sikres ved å bygge et tak over inngangspartiet. Dette taket vil også kunne fungere som en tørr lufteplass hvor elevene kan stå under når det er regn og snø i området. Kostnadene til å sikre inngangspartiene er beregnet til å koste 100-150.000 kr.

Det er risiko for snøras fra tak rundt bygget. Risikoen er størst der hvor det er stålpanner, men høyden på raset kan bli størst mot Nord-Øst. Skolens brukere bør derfor gjerdes ute, slik at de ikke går under taket hvor et ras eventuelt kan komme. Dette vil avgrense elevenes uteareal betraktelig. Ved store snømengder, kan gjerder bli nedsnødd, og ikke lenger kunne fungere som fysiske skiller. Skolen må derfor også ha rutiner i tillegg.

Surtekvævbekken renner gjennom hotellområdet, og uteområdet blir ev. på begge sider av denne, noe som fører til at området må gjerdes inne. Gjerdet må være relativt høyt for å hindre at elever kommer over og glir/faller ned i bekken spesielt om våren ved snøsmelting. Gjerde kan komme i konflikt med brøyting av området, dersom snø og is vrir stabiliteten.

Arbeidsrom lærerne

Hotellrom har vært tenkt brukt som arbeidsrom for lærerne. Disse rommene er på ca.12 m2, og rådmannen så for seg at vi kunne plassere 3 ansatte på hvert arbeidsrom. Rommene har eget toalett, og garderobemuligheter. Det er imidlertid ikke ventilasjon i rommene, og når sola står på, er erfaringen at det blir varmt i rommene.

Arbeidsmiljøloven setter krav til at arbeidsplasser skal være 6 m2, og det gjøres ikke unntak for midlertidige lokaler. Sirdal kommune har behov for 12 arbeidsplasser der oppe, og om prisen per rom blir opprettholdt på 8600 kr, så vil kostnadene for leie av arbeidsrom komme på 688.000 kroner for 20 måneder for 4 rom. Hotellet har ønsket at vi overtar rommene tomme, og møblerer disse selv. Prisen for leie av arbeidsrom vil altså alene overstige prisen for brakker, og de økonomiske konsekvensene er så store at saken må vurderes politisk.

Kostnader og kapasitet ved hotellet

Kommunen mottok en pris fra hotellet på 30.000 kr. for hele 3. etasje, inkludert strøm. I leiesummen inngår også leie av de 2 rommene over bassenget som tidligere er omtalt i saken. Rådmannen har vurdert det slik, etter tilbakemeldinger fra blant annet bedriftshelsetjenesten, at det ikke vil være mulig å drive en skole hvor vi har delt av 3.etasje med lettvegger eller lignende. Dette går på mangel på dagslys, som ikke kan løses med å sette inn takvindu, fordi taket vil ligge under snø vinterhalvåret. Videre er ventilasjonskonstruksjonene bygget opp på en slik måte, at denne vil måtte bygges om, uten at det er sikkert at nåværende aggregat i 3. etasje vil kunne takle dette.

Hotellet har vært løsningsorientert og imøtekommende, og vi har vurdert en løsning for sambruk av møterommet «løå». Dette møterommet er det rommet som er best egnet for skoledrift på hotellet. Det vil være mulig å bruke dette, men altså ikke alltid, uten at vi har klart å finne gode alternative løsninger i perioden hotellet bruker dette selv. Vi har altså, om vi ser bort ifra de 2 rommene over bassenget, i realiteten bare 2 klasserom som vi anser som gode nok.

Oppsummert kan vi si at foreløpig beregnede kostnadene blir som følger:

Rådmannen har forsøkt å finne en løsning på problemstillingene rundt dette med tepper, ved å etablere en rutine hvor teppene renses 3 ganger per år, og at kommunen gikk til innkjøp av det beste som fantes av støvsugere. Det bemerkes at Lister miljørettet helsevern har gitt avslag på søknad om å bruke Sirdal Høyfjellshotell blant annet pga av at der er tepper på gulv. Lister miljørettet helsevern er kjent med rutinen rådmannen ville etablere, og fant ikke å kunne ta hensyn til dette. De har også opplyst i svarbrevet at de heller ikke kan dispensere når der er tepper på gulv.

Rådmannen har ikke hentet inn pris på bytting av tepper til annet egnet gulv, men erfaringen tilsier en pris på mellom 400 og 600 kr per kvadratmeter, avhengig av løsning. Her må også relativt nylagte teppet fjernes, og rådmannen har forstått hotellet slik at dette er ikke noe de vil betale for. Slik rådmannen vurderer det, er ikke lenger Sirdal Høyfjellshotell et reelt alternativ, da bruk at av hotellet vil bli svært dyrt sammenlignet med andre alternativer.

Alternative løsninger – hvordan kan vi komme videre

Bygg og eiendom, og skolen hadde planlagt for flytting i juni. Det lar seg nå ikke gjøre, fordi kommunen ikke har fått på plass nødvendige tillatelser på Sinnes skule, og fordi skolen mangler lokaler som kan brukes lovlig på hotellet. Prosessen med prosjektering og søknad er også forsinket av ulike årsaker, og entreprenøren Bilstad bygg as får derfor ikke startet rivingen nå før sommeren.

Sirdal kommune har en god dialog med entreprenøren Bilstad bygg as. De har blitt spurt, og stiller seg positive om kommunen igjen allikevel skulle velge å bruke deler av lokalene på Sinnes skole i byggeperioden. Skoleledelsen har også blitt spurt om dette, og gitt tilbakemelding på at de mangler 2 klasserom for 6.-7. klasse for at vi skal kunne drive en forsvarlig skole i byggeperioden. Skoleledelsen vil nok foretrekke lokalene på Myra camping, men rådmannen mener, etter en samlet vurdering, at det vil være bedre å gå for en brakkeløsning. Dette er det 2 grunner til. Den ene er at det vil måtte gjøres ombygginger på Myra og settes inn nye ventilasjonsanlegg, i tillegg til at uteområdet også der må sikres. Videre vil det måtte gjennomføres en bruksendring, som ikke vil ta like lang tid som på

hotellet, men lengre tid enn brakker. Også på campingplassen må uteområdet sikres. Den andre årsaken, er at brakker, som er bygget ene og alene for å fungere som midlertidige skolelokaler, har de kvaliteter som skal til for å komme raskest i mål med en permanent løsning. Vi har innhentet er prisoverslag på brakker. Det legges ved tegning av løsningene vi har på de to prisestimatene vi har mottatt.

Tilbudene ligger fra 408.000 til 431.000 kr. for 1,5 år leie, med mulighet for opsjon på forlengelse.

Brakkene er tenkt plassert bak skolen, der hvor vi skal montere nytt lekeapparat. Der skal være tilstrekkelig med strøm på stedet, men det vil være nødvendig noe grunnarbeid og å legge inn vann og avløp.

Det er nødvendig å forespørre minst 3 leverandører i en konkurranse av denne størrelsen. Det må også ventes gjennom karenstid i klageperioder, før tildelingen av oppdraget er endelig. Derfra tar det tar ca. en uke fra avtale med leverandør til brakkene står bruksklare ved Sinnes skule. Vi kan i bestefall håpe på at vi har lovlige brakker å bruke i løpet av september, forutsatt at det gis de nødvendige tillatelser.

Leverandører har flere forutsetninger for sin monteringspris. Det er blant annet ikke tatt med grunnarbeid (planering av brakkeområde), strøm og vann/avløpstilkobling, internett, påvisning av kabler i grunn, utendørs belysning mm.
Den endelige prislappen for å få funksjonelle brakke-skolerom vil derfor bli høyere, og rådmannen anbefaler at det settes av 650.000 kr. til klargjøring og leie av brakkerigg som innarbeides i prosjektet og kommunens budsjett.

Skolen er innstilt på at de i en kortere periode i august/september kan ta i bruk gymsal og bibliotek til undervisning. Det er viktig å komme i gang slik at kommunen unngår erstatningskrav fra entreprenør. Rådmannen la i egen sak før jul frem en egen vurdering knyttet til heving og endring av inngått kontrakt. Saken som rådmannen fremmet i kommunestyret før jul «Vurdering av handlingsalternativer med konsekvenser ved heving eller endring av inngått kontrakt for ombygging og påbygging av Sinnes skule», er lagt med som vedlegg. Her viser rådmannen til hva det kan komme til å koste Sirdal kommune å heve kontrakten.

Lærerne har også behov for å få arbeidsforhold som er iht. arbeidsmiljøloven. Det vises forøvrig til tidligere saksutredninger om midlertidige skoleløsninger i forbindelse med ombygging av Sinnes skule.

Dersom vi nå går tilbake til fra 1 til 2 byggetrinn, vil vi ikke lenger kunne spare kostnadene til innleie av rigg til entreprenøren på 122.000 kr. inkludert, som vi fikk i fratrekk ved 1 byggetrinn.

Det vil være mulig å utsette oppstarten av byggeprosjektet noe, men det er slik rådmannen og entreprenøren ser det, viktig å få startet opp så tidlig som overhode mulig som følge av vinterproblematikken. Snømengder kan gi merarbeid og merutgifter, og det må legges til grunn at entreprenøren velter utgiften over på kommunen. Entreprenøren har arbeid nok til sine egne folk på kort sikt, men har meldt at de mot høsten ikke har tatt på seg arbeid hos andre, fordi de har planlagt å være opptatt på Sinnes skule. Dersom beslutningene som nå må gjøres drar ut, vil det kanskje ikke være mulig å starte opp bygging i år. Konsensen kan bli en utsettelse i et år, men igjen, utsettelse kan medføre erstatningskrav fra entreprenør. Bygging på vinterstid kan være problematisk.

For Sirdal kommune er det viktig å finne en løsning som arbeidsgiver, som ivaretar de ansattes arbeidsforhold. Det er mulig å sette opp brakker som kan brukes som midlertidig kontorløsning til lærerne, frem til endelig og permanent løsning er på plass.

Konklusjon

For å komme i gang med ombyggingen av Sinnes skule, må det søkes løsninger for midlertidig skolelokaler som raskt kan få nødvendige tillatelser og har et akseptabelt kostnadsnivå. Det er viktig for ungene at byggene de skal oppholde seg i har godt inneklima og at skolegården er trygg. Bruk av brakker og deler av skolen som ikke skal ombygges, vil ivareta de hensyn som er nødvendig. Det vil være mulig å skille byggeområdet med bygge gjerder. For ordens skyld, presiseres det at ungdomsskoleelevene flyttes til Tonstad, i henhold til vedtak.

Som alternativt forslag til vedtak fremmer rådmannen følgende:
Kostnadene til ombygging og utbygging Sinnes skule overskrider de økonomiske fastlagte rammer for prosjektet. Sirdal kommune går i forhandlinger med Bilstad bygg as, med sikte på å oppheve inngått kontrakt. Rådmannen legger frem en sak om anskaffelse av brakkerigg til midlertidig bruk for pedagogisk personell.

Rådmannen beklager sterkt at overnevnte avklaringer ikke har kommet på et tidligere tidspunkt i prosessen.