Etikk, forebygging av korrupsjon og varsling er blitt undersøkt i Sirdal kommune av Sørlandet kommunerevisjon. Varslingsrutiner er ikke alltid blitt fulgt av de ansatte. Dessuten er det flere ansatte som opplever en fryktkultur i kommunen.
Oppdraget er blitt utført fra kontrollutvalget i Sirdal kommune. Revisjonen har blant annet undersøkt i hvilken grad kommunen har tilfredsstillende systemer og rutiner for å sikre høy etisk bevissthet blant ansatte, i hvilken grad kommunen iverksetter tiltak for å forebygge korrupsjon, og i hvilken grad kommunen har tilfredsstillende systemer og rutiner for varsling.
Rapporten er på saklisten til kontrollutvalgets siste møte mandag, fra forrige kommunestyreperiode. Avisen Agder skrev om denne rapporten først.
Varsling
Undersøkelsen viser at Sirdal kommune har en varslingsrutine som tilfredsstiller arbeidsmiljølovens krav, men at denne ikke er fulgt i alle saker. Mange ansatte opplever ikke at det er trygt å varsle i kommunen.
Etter revisors vurdering oppfyller ikke kommunen kriteriet om at den skal gjøre det enkelt og trygt å
varsle om kritikkverdige forhold. Undersøkelsen blant de ansatte viser at kun 20 % opplever at det er
trygt å varsle i kommunen.
Av de som har erfaring med å varsle er det bare 13 % som opplevde at varselet ble tatt på alvor og håndtert på en god måte. Mange har opplevd å ikke få tilbakemelding på varselet og en del trekker frem at varselet har fått negative konsekvenser for arbeidsmiljøet eller at de har opplevd gjengjeldelse.
Ansatte fordelt på 7 ulike sektorer i kommunen oppgir å kjenne til kritikkverdige forhold som de har
valgt å ikke varsle om.
Fryktkultur
De fleste oppgir frykt for negative konsekvenser eller at de ikke har tillit til at kommunen vil ta varselet på alvor som årsaker til at de har valgt å ikke varsle. Det kan derfor se ut som det har etablert seg en generell negativ oppfatning knyttet til varsling i kommunen.
Det er uheldig for kommunen fordi det kan innebære at kritikkverdige forhold ikke er blitt varslet om slik at
det kan iverksettes tiltak for å rette opp i forholdet.
Flere respondenter har i undersøkelsen trukket frem det de beskriver som en fryktkultur på
arbeidsplassen.
Det må tas på alvor at ansatte opplever at det er utrygt å varsle i kommunen. Det er
arbeidsgivers ansvar å skape en god varslingskultur og sikre at medarbeidere som varsler har et fullt
forsvarlig arbeidsmiljø.
Retningslinjer
Undersøkelsen viser at Sirdal kommune har etiske retningslinjer og rutiner som skal bidra til å
sikre høy etisk bevissthet blant ansatte. Resultatene fra spørreundersøkelsen tyder på at det er
behov for tiltak som sikrer økt bevissthet blant de ansatte.
Konklusjonen bygger på følgende funn: Kommunen har etiske retningslinjer som er offentliggjort, og
nye ansatte blir bedt om å signere for kjennskap til etiske retningslinjer i forbindelse med signering
av arbeidskontrakt. Til tross for dette svarer bare litt over halvparten av de ansatte som deltok i
spørreundersøkelsen, at arbeidsgiver har gjort dem kjent med kommunens etiske retningslinjer.
Resultatene fra spørreundersøkelsen tyder på at det er behov for tiltak for å sikre en økt bevissthet
om etiske retningslinjer blant de ansatte.
De etiske retningslinjene til kommunen oppfyller i hovedsak revisjonskriteriets krav til innhold, men
det kan likevel vurderes om det er behov for å gjøre retningslinjene mer konkrete når det gjelder
beskrivelse av interessekonflikter, forbudet mot å motta gaver og arbeidsgivers reaksjon ved
eventuelle brudd på retningslinjene.
Forebygge korrupsjon
Undersøkelsen viser at Sirdal kommune i liten grad har gjennomført tiltak for å forebygge korrupsjon.
Konklusjonen bygger på følgende funn: Det er ikke gjennomført risikoanalyse for korrupsjon i Sirdal
kommune. Relevansen av eventuelle risikoreduserende tiltak er vanskelig å bedømme uten at de
vurderes i sammenheng med en forutgående risikoanalyse. Selv om kommunen ikke har gjennomført en risikoanalyse, er det etablert tiltak som også vil redusere risikoen for korrupsjon.
Kommunen har for eksempel relevante overordnede regelverk og rutiner som kan bidra til å redusere risikoen for korrupsjon. Fordi risikoreduserende tiltak må sees i sammenheng med en forutgående risikoanalyse,
mener revisor at kommunen ikke oppfyller kriteriet om at den bør ha gjennomført en risikoanalyse
for korrupsjon i egen virksomhet, og iverksatt relevante risikoreduserende tiltak basert på
resultatene av analysen.
Spørreundersøkelsen
188 svarte på undesøkelsen som er sendt til 449 personer. Det gir en svarprosent på ca. 42 %. Vi har analysert frafallet basert på stillingsstørrelse og hvilken sektor i kommunen respondentene har svart at de jobber i.
Alle som har svart på undersøkelsen oppgir å være ansatt i kommunen. De fleste som har svart er
fast ansatte (85 %) mens 15 % har oppgitt å være midlertidig ansatt eller tilkallingsvikar. Når det
gjelder stillingsstørrelse, kommer 81 % av svarene i undersøkelsen fra ansatte med en stillingsprosent på 50 eller mer.
Revisjonskriterier
Spørreundersøkelsen om varsling
Av svarene kommer det frem at respondentene ikke opplever at toppledelsen tar varslinger på alvor. At det blir igangsatt undersøkelser uten at det kommer noe konkret ut av dem. At det oppleves å være en fryktkultur i kommunen som gjør at man er tilbakeholden med å varsle. Det oppleves som at man bør la være å si fra dersom man ønsker å beholde jobben og at varsling gir negative konsekvenser for den som melder fra.
Gjøres bedre
Undersøkelsen ble avsluttet med et åpent spørsmål hvor ansatte kunne komme med forslag eller
kommentarer til hvordan arbeidet med varsling og etikk kunne gjøres bedre i Sirdal kommune. Det
kom inn 48 svar. Under har vi sammenfattet hva som kom inn av konkrete tips til forbedringer av
kommunens arbeid:
Åpenhet og informasjon og involvering av ansatte
- Mer åpenhet
- Bedre informasjon/informasjonsflyt
- Bedre kommunikasjon
- Forbedre kommunens omdømme som arbeidsgiver
- Involvering av tillitsvalgte og verneombud i endringsprosesser
Rutiner og regeletterlevelse:
- Bedre rutiner
- Bedre etterlevelse av regler for både ansatte og folkevalgte
- Ta i bruk og følge egne system og rutiner
- Bedre/klarere praktisering av habilitetsreglene og øke bevisstheten rundt faren for rolleblanding
- God opplæring av ledere
- Informere alle nyansatte om varslingsrutinen
- Årlig/jevnlig gjennomgang av etiske retningslinjer og varslingsrutine med tid til diskusjon og refleksjon.
- Egne kurs eller fagdager med varsling og etikk som tema med opplæring i varsling og varslers rettigheter
- Følge opp 10 faktorundersøkelsen
Oppfølging av varsler og avviksmeldinger
- At varsel følges opp innen kort tid og får konsekvenser.
- At ansatte blir hørt og tatt på alvor når de melder fra om problemer.
- Klare oppfordringer fra ledelse om at det er ønskelig at ansatte varsler. De ansatte må forsikres om at det er trygt å varsle.
- Alle bør har tilgang til avvikssystemet slik at den som melder avvik kan følge med på hva somskjer med avvik etter at de er meldt.
